Sākums: uzņēmums un lietotāji
Pēc pieslēgšanās redzat savu uzņēmumu sarakstu. Katram uzņēmumam ir savs kontu plāns, dokumenti un lietotāji. Jaunam uzņēmumam programma uzreiz ieliek Latvijas standarta kontu plānu, PVN kodus un dokumentu numerāciju.
Lietotājus pievieno sadaļā “Iestatījumi → Lietotāji”. Ir trīs lomas: īpašnieks (viss, arī lietotāju pārvaldība), grāmatvedis (viss, izņemot lietotājus) un skatītājs (tikai skatīt; algu dati skatītājam nav redzami).
Ja vedat grāmatvedību vairākiem uzņēmumiem, uzņēmumu sarakstā katram redzat, kas vēl darāms: neapstrādāti bankas darījumi, dokumenti iesūtnē, kavēti rēķini, uzdevumi un iepriekšējā mēneša darbi (PVN, algas, nolietojums).
Grāmatojumi, konti un periodi
Lielāko daļu grāmatojumu programma izveido pati — no rēķiniem, bankas, kases, algām, nolietojuma un noliktavas. Ar roku grāmato sadaļā “Grāmatojumi → Jauns grāmatojums”; debetam jāsakrīt ar kredītu.
Automātisku grāmatojumu nevar labot tieši. Jāatver dokuments, no kura tas radies, un tas jāatgrāmato vai jāatceļ — tad grāmatojums pazūd, un dokumentu var labot un iegrāmatot no jauna. Visas izmaiņas redzamas sadaļā “Izmaiņu vēsture”: kas, kad un ko mainīja.
Periodu slēdz uzņēmuma pārskata lapas apakšā. Slēgtā periodā neko nevar ne pievienot, ne mainīt. Gada beigās sadaļā “Pārskati → Gada slēgšana” peļņu vai zaudējumus pārnes uz nākamo gadu.
Sākot darbu ar jau strādājošu uzņēmumu, kontu atlikumus ievada sadaļā “Sākuma atlikumi”.
Pārdošana
- “Izejošie rēķini → Jauns rēķins”: izvēlieties klientu un preces vai pakalpojumus — cena un PVN aizpildās paši.
- Saglabājiet kā melnrakstu vai uzreiz iegrāmatojiet. Numuru programma piešķir grāmatojot.
- Apmaksu reģistrē rēķina lapā, vai arī tā atnāk ar bankas izrakstu.
Rēķinu veidi: parastais rēķins, avansa rēķins (priekšapmaksai; vēlāk to ieskaita galīgajā rēķinā), kredītrēķins (samazina vai atceļ iepriekšēju rēķinu) un skaidras naudas rēķins.
Periodiskie rēķini izveido vienādus rēķinus katru mēnesi vai citu periodu. Piedāvājumu var pārvērst pasūtījumā un pēc tam rēķinā. Sadaļā “Debitori” redzami neapmaksātie rēķini pēc kavējuma ilguma, un no turienes var sagatavot atgādinājumu.
Ja rēķinā ir noliktavā uzskaitīta prece, grāmatojot tā tiek izsniegta no noliktavas un iegrāmatota tās pašizmaksa. Ja preces noliktavā nepietiek, rēķinu iegrāmatot nevar.
Iepirkumi un iesūtne
Piegādātāju rēķinus var ievadīt ar roku (“Ienākošie rēķini”) vai augšupielādēt iesūtnē kā PDF vai attēlu. Iesūtnē mākslīgais intelekts nolasa piegādātāju, datumus, summas un rindas un piedāvā kontu un PVN kodu. Vienā failā var būt vairāki rēķini.
Mākslīgā intelekta piedāvājums vienmēr ir tikai melnraksts: cilvēks to pārbauda, izlabo un apstiprina. Bez apstiprināšanas nekas netiek iegrāmatots.
Preču pirkumus, ko uzskaitāt noliktavā, grāmatojiet krājumu kontā (2140) — tad rēķina lapā parādās poga “Pieņemt noliktavā”. Pamatlīdzekļu pirkumus grāmatojiet pamatlīdzekļu kontā (12xx) — tad no rēķina rindas var izveidot kartīti.
Banka un kase
- Internetbankā eksportējiet konta izrakstu formātā camt.053 (ISO 20022) vai FiDAViSta.
- “Banka → Importēt izrakstu”. Programma katram darījumam meklē atbilstošu rēķinu vai noteikumu.
- Darījumus ar drošu atbilstību var apstiprināt visus reizē; pārējos atveriet un izvēlieties rēķinu vai kontu.
Noteikumi (“Banka → Noteikumi”) iemāca programmai atkārtotus darījumus, piemēram, bankas komisijas vai karšu maksājumu ieskaitījumus. Izrakstu nevar ieimportēt divreiz — jau esošie darījumi tiek izlaisti.
Maksājumu uzdevumus piegādātājiem sagatavo “Banka → Maksājumi”: izvēlieties rēķinus, lejupielādējiet failu un augšupielādējiet to internetbankā. Programma pati naudu nepārskaita.
Kases ieņēmumu un izdevumu orderus veido sadaļā “Kase”; kase nevar kļūt negatīva.
PVN deklarācija
PVN kods katrā rēķina rindā nosaka, kurā deklarācijas rindā darījums nonāk. Sadaļā “PVN deklarācija” izvēlieties mēnesi: redzamas deklarācijas rindas, PVN 1 pielikuma I–III daļa un PVN 2 pārskats.
Lejupielādējiet XML failu un augšupielādējiet to EDS (Dokumenti → No faila). Pirms iesniegšanas pārbaudiet summas EDS. Pēc iesniegšanas atzīmējiet deklarāciju kā iesniegtu — programma izveido PVN norēķinu grāmatojumu.
Pārskati
“Apgrozījuma pārskats” rāda visu kontu apgrozījumu un atlikumus periodā. “Pārskati” satur bilanci un peļņas vai zaudējumu aprēķinu pēc Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likuma shēmām, kā arī virsgrāmatu ar kontu korespondenci.
Visus pārskatus var izdrukāt vai lejupielādēt CSV formātā atvēršanai Excel.
Algas
- “Algas → Darbinieki”: ievadiet algu, slodzi, vai iesniegta nodokļa grāmatiņa, apgādājamos un bankas kontu.
- “Prombūtnes”: atvaļinājumi un slimības lapas.
- “Algu saraksti”: izvēlieties mēnesi un spiediet “Aprēķināt”. Atverot darbinieku, var pielikt piemaksu vai ieturējumu.
- Apstipriniet — tiek izveidots grāmatojums. Pēc tam pieejama algas lapiņa, maksājumu fails bankai un darba devēja ziņojums EDS.
Aprēķina secība: bruto alga, darba ņēmēja sociālās iemaksas, neapliekamais minimums un atvieglojumi (tikai ar iesniegtu grāmatiņu), iedzīvotāju ienākuma nodoklis, izmaksājamā summa. Atsevišķi — darba devēja sociālās iemaksas un riska nodeva. Spēkā esošās likmes redzamas cilnē “Likmes”.
Atvaļinājuma un slimības naudu rēķina no dienas vidējās izpeļņas par pēdējiem sešiem mēnešiem. Darba devējs apmaksā slimības lapu A no otrās līdz devītajai dienai.
Pamatlīdzekļi
Kartītē norāda iegādes vērtību, datumu, kad pamatlīdzeklis nodots ekspluatācijā, un kalpošanas laiku. Kartīte pati iegādi negrāmato — tā nāk ar piegādātāja rēķinu vai sākuma atlikumiem.
Nolietojumu rēķina reizi mēnesī cilnē “Nolietojums” visām kartītēm uzreiz, sākot ar nākamo mēnesi pēc nodošanas ekspluatācijā. Mēneši jārēķina pēc kārtas; pēdējo var atcelt.
Norakstot vai pārdodot pamatlīdzekli, programma izslēdz tā vērtību un uzkrāto nolietojumu. Saraksta lapā redzams, vai kartīšu summas sakrīt ar kontu atlikumiem.
Krājumi
Preces pieņem un izsniedz ar svītrkodu skeneri, telefona kameru vai ierakstot nosaukumu. Pieņemot norāda iepirkuma cenu bez PVN; no tās programma rēķina vidējo pašizmaksu.
Pārdodot preci ar rēķinu, tā tiek norakstīta pati. “Izsniegt” lieto norakstīšanai vai izlietošanai uzņēmuma vajadzībām. “Inventarizācija” salīdzina saskaitīto ar uzskaiti un iegrāmato iztrūkumu un pārpalikumu.
Datu eksports un imports
“Iestatījumi → Dati → Lejupielādēt arhīvu” izveido ZIP failu ar visiem uzņēmuma datiem CSV formātā un aprakstu. To var nodot VID, revidentam vai citam grāmatvedim.
Turpat var importēt partnerus un preces no CSV faila. Kolonnas atpazīst pēc nosaukuma; jau esošie ieraksti netiek pārrakstīti.
Kodu un apzīmējumu skaidrojums
Dokumentu numuri
Numurs sastāv no sērijas burtiem, gada un kārtas numura, piemēram, R2026-00014. Sērijas var mainīt sadaļā “Iestatījumi → Numerācija”.
- G
- Grāmatojums
- SA
- Sākuma atlikumu grāmatojums
- R
- Izejošais rēķins
- AR
- Avansa rēķins
- KR
- Kredītrēķins
- SR
- Skaidras naudas rēķins
- PD
- Piedāvājums
- PAS
- Pasūtījums
- IR
- Ienākošā rēķina iekšējais numurs
- MU
- Maksājumu uzdevumu pakete
- KIO
- Kases ieņēmumu orderis
- KIZ
- Kases izdevumu orderis
- NP
- Preču pieņemšana noliktavā
- NI
- Preču izsniegšana no noliktavas
- INV
- Inventarizācija
- PL
- Pamatlīdzekļa inventāra numurs
PVN kodi
Pilns saraksts ar deklarācijas rindām ir sadaļā “Iestatījumi → PVN kodi”.
- 21, 12, 5, 0
- Pārdošana ar attiecīgo PVN likmi
- KR21, KR12, KR5
- Kredītrēķins ar attiecīgo likmi
- ESG, ESP
- Preču piegāde vai pakalpojumi ES PVN maksātājam (0 %)
- EXP
- Eksports ārpus ES (0 %)
- ARP
- Pakalpojumi ārvalstu klientiem, darījuma vieta nav Latvija
- NPV
- Ārpus PVN: līgumsods, kompensācijas
- B
- Bez PVN — uzņēmums nav PVN maksātājs
- P21, P12, P5
- Iepirkums ar atskaitāmu priekšnodokli
- P21-50
- Iepirkums, 50 % atskaitāms (vieglie auto, degviela)
- NP21
- Iepirkums ar neatskaitāmu PVN
- PNP
- Piegādātājs nav PVN maksātājs
- ESG21, ESP21
- Preču iegāde vai pakalpojumi no ES, apgrieztā maksāšana
- TVP21
- Pakalpojumi no trešajām valstīm, apgrieztā maksāšana
- IMP21
- Imports, muitā samaksātais PVN
- R3, R4
- Vietējā apgrieztā maksāšana: būvniecība; mobilie tālruņi un datori
Stāvokļi un apzīmējumi
- Melnraksts
- Dokuments ir saglabāts, bet nav iegrāmatots; to var brīvi labot vai dzēst.
- Grāmatots / Apstiprināts
- Dokumentam ir grāmatojums. Lai labotu, tas vispirms jāatgrāmato.
- Jāmaksā, Daļēji apmaksāts, Apmaksāts, Kavēts
- Rēķina apmaksas stāvoklis pēc reģistrētajām apmaksām un termiņa.
- Anulēts
- Dokuments atcelts; numurs paliek reģistrā.
- Automātisks
- Grāmatojums, ko izveidojis dokuments (rēķins, banka, algas u. c.), nevis lietotājs ar roku.
- Slēgts periods
- Datums, līdz kuram ierakstus vairs nevar mainīt.
Saīsinājumi
- PVN
- Pievienotās vērtības nodoklis
- IIN
- Iedzīvotāju ienākuma nodoklis
- VSAOI
- Valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas
- EDS
- Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēma
- D / K
- Debets / kredīts
- IBAN
- Starptautiskais bankas konta numurs